オフィスのデスク整理術を修得して生産性UP！整理のコツを解説します
皆さんのオフィスのデスクの上はきれいですか？デスクの上が片付いていないと、仕事効率が落ちてしまうのです。しかし、どのようにデスクの上を整理したらいいか、分からない方も多いのではないでしょうか？
今回のコラムでは、仕事の効率をアップさせるオフィスのデスク整理術を紹介します。デスクを整理する簡単なポイントを抑えることで、ぐんと作業効率を上げることができますよ。
整理されてないデスクは効率を下げる
仕事の業種によって違いますが、働いているとおよそ8時間もの時間を自分のデスクに向かうこともあります。これは自宅の居間で過ごすより、ひょっとすると１日の睡眠時間よりも長い時間かもしれません。その長い時間を、よりきれいに整った環境で過ごせば、心にゆとりが生まれ集中力が増すことで仕事の効率が上がりやすくなります。
また、デスクの整理することでどこに何があるのか分かりやすくなり、探しものをする時間も少なくなるでしょう。ほかにも作業スペースを広く取れることで、作業がしやすくなるというメリットもあります。
使いたいものが見つからないと、どうしても作業が進まなくなってしまいますよね。スムーズに作業をおこなうためにも、オフィスのデスクの整理はとても大切なのです。
いらないものは迷わず捨てる
ずっとデスクの上にあるけどほとんど使わない物は、おそらくこの先も使う機会がそう多くありません。デスクの上をスッキリさせるためには、普段使わないっものをきっぱりと処分する決断も必要です。
そこで、まずはデスクの上にあふれたいろいろなものを、要るもの・要らないものに分けましょう。一度に仕分ける必要は無いので、何度かに分けて落ち着いて整理してください。
美しいデスクの最大のポイントは、ものが少ない状態をキープすることです。とくに書類関係は早め早めに整理、処分することをおすすめします。すでに片付いた案件か、進行中の案件かの基準を作って仕分けてみましょう。これがオフィスのデスク整理術の基本です。
必要なものは定位置を決めよう
オフィスのデスクを整理するときに有効なのが、自分のデスクの上を大きく３つのゾーンに分けるやり方です。
たとえば、最も手前を作業スペースにして、中央にパソコンを置きます。向って左側奥は手帳、メモ帳、日々使用する書類など、日常頻繁に使うものを置き、右側奥のスペースは仮置きスペースとして文房具や現在使用中の書類など一時的に使うものを置きましょう。
ペン、クリップ、付箋、輪ゴムなどの文房具、そして名刺、DMなどの小さめの紙類はバラバラになりやすいので、どうしても上手くまとめられません。とくによく使うもの、例えば各色のペンは、トレイを利用し、机上のどこかに定位置を作っておくとバラバラになりにくいです。片付けるときも、どこに片付けたらいいか分かりやすいですよね。
また、引き出しのなかは、細々としたものが増えると収拾がつかなくなります。１００円ショップなどでプラスチックケースを見つけたり、また空き箱を利用したりして区切って収納すれば、かなりスッキリしますよ。
自分のデスクが整理されていると、引き出しを開けてものが取り出しやすくなります。細かく分けて収納することで、とても使いやすくなるのです。
そのほか、書類を使用頻度の高い、低いに分けると使いやすくなります。使用頻度の高い書類はデスクの上にファイルボックスを設けてまとめましょう。書類が散乱していれば、必要なときに見つからず、探すのに時間を取ってしまいます。書類を分けてまとめておくと、作業がよりスムーズに進められますよ。
ツールを使えばデスクはさらに広くなる
作業効率を上げるためにも、オフィスのデスク周りは整理しておきましょう。この章では、使いやすいおすすめのデスク周り整理グッズをご紹介します。
【BEATON JAPAN デスクトップシェルフ】
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パソコン画面の下における、シンプルな棚です。2段式になっていて、上の段に電卓やメモ帳などを置くことができます。下の段にはキーボードを収納できるので、デスクを広く使いたいときにはとても便利なのではないでしょうか。
【Magic House マジック ハウス 収納ケース】
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デスク上に置ける、シンプルな収納ケースです。ペンやメモ帳、セロテープ、消しゴムなど、事務仕事に使うものをまとめて整理することができます。コンパクトな形になっているので、少ないスペースに置くことができるのも魅力的ですよね。
【オフィス 教室 書斎 デスクサイドポケット 書類入れ】
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普段よく使う書類をいちいち机のなかにしまいこむのは大変ですよね。しかし、デスクの上に出したままでも逆に使いづらくなってしまいます。そんなときは、デスクサイドにポケットを付けてみてはいかがでしょうか？
仕事内容ごとに分けて整理しておくことで、取り出しやすくなりますよ。また、オフィスの内装に合わせたデスク周りの整理に必要なツールを会社側で用意することで、オフィスの雰囲気を壊すことも少なくなるでしょう。使いやすく、会社の内装に合ったデスク整理用ツールを活用して、デスクを広く取って仕事をしていきましょう。
まとめ
今回はオフィスのデスク整理術について、いくつかのポイントに分けて紹介しました。デスク周りがごちゃごちゃしていると、どうしても作業しにくく効率も落ちてしまいます。だからこそ、使いやすいデスク周りを目指して整理をしましょう。
デスク周りを整理するには、物の置き場所を決めてしまうことが大切です。置き場所を決めることで、どこに何が置かれているのか目に見えてわかりやすくなりますよ。
また、デスクの引き出しのなかなどを細かく仕切ることでも整理しやすくなるのでおすすめです。ほかにも、デスク整理に役立つツールを使うことで各段に小物や書類の整理がしやすくなります。さまざまなツールを活用して、オフィスの内装に合わせた整理術を見つけてくださいね！