相見積もりを依頼するときはマナーに注意！依頼方法やポイントを解説
会社の上司や同僚に「この案件、あいみつでお願い！」と頼まれたことはありませんか？
あいみつとは相見積もりのことで、工事などを業者に依頼する際にはよく使われている方法なのです。業者それぞれの特徴を見比べることができるため、とても便利な方法といえます。
しかし便利だからといってマナーを守らずに相見積もりの依頼ばかりしていると、知らず知らずのうちに会社の信用問題に関わってしまっていることもありえます。
今回のコラムはこの相見積もりをするうえで、注目したい見積書の項目や、注意したいポイントなどをまとめています。相見積もりを検討している方は参考にしてみてはいかがでしょうか。
「相見積もり」とはいろんな業者からの見積もりを比較すること
相見積もりは商品やサービスを業者に発注する際、複数の業者に価格、納期、サービスといったものを同じ条件で見積もってもらい比較することです。ビジネスの場などでは「あいみつ」と略されて呼ばれているほど、よく使われる見積もり方法です。
相見積もりを依頼するメリットとしてはやはり業者ごとの費用や、サービス、評価といった概要が比較してわかりやすく、依頼の検討がしやすいという点があげられます。見積もりの時点で業者と接するため、業者の接客態度が比較できるのも利点ですね。
一方で、業者によっては不信感を感じさせてしまう場合があるかもしれません。たしかに、自信をもっているサービスを書面上だけで簡単に比較されてしまうというのは、業者にとって腑に落ちないかもしれませんね。
相見積もりは同じ条件で出してもらおう
当然ですが同じ条件で見積もりの依頼をしないと公平な相見積もりはできません。ポイントは設計図などがあればまったく同じものを業者に渡しておくことです。相見積もりの依頼は比較が目的のため、業者たちの条件をまったく同じものにそろえなくてはならないのです。
見積もりがそろったら、見比べて最適な業者を選びます。見比べる際に注目しておきたいポイントがいくつかありますので、これらの解説をします。
・内訳
見積書なので金額の項目に目がいってしまうものです。しかし大切なのはなぜその金額になったのか、ということです。金額が高いからダメ、安いから良いと安易に判断しないようにしましょう。たとえば「A社よりB社のほうが床工事費が格段に安いからB社にしよう」と価格だけで選んだら、安価な素材が使われていたからだった、ということもあるからです。
・納期（工期）
サービスや商品の納期も大切にしたいポイントです。会社側であらかじめ納期が決められているといった場合だと、いくら格安の業者でも納期が過ぎてしまっていてはいけませんよね。
・接客態度
業者を選ぶポイントは、見積書の内容だけではなく接客態度も大事です。これは選んだ業者とその後も連絡や立ち会いといったやりとりがあるかもしれないためです。会社間のトラブルを回避するという意味でも、業者の対応の質も視野に入れて選びましょう。
相見積もりを依頼するときはマナーを大切に
2社以上から相見積もりの依頼をするとして、最終的に選ぶのは1社となるので、のちにお断りをしなくてはいけないことを忘れてはいけません。そう考えるとやみくもに何社からも相見積もりをするのはあまりよくありませんよね。相見積もりには3社ほどが最適なのではないでしょうか。
しかし相見積もりの依頼ではこういう関係から、相手の業者を怒らせてしまうというトラブルがあるため、業者とのやり取りにはマナーに気を配る必要があります。
まず相見積もりを予定している場合は、業者にそのこときちんと伝える必要があります。相見積もりの依頼は、業者によっては不快に感じさせてしまうこともあるのです。それを黙って相見積もりにするというのは、マナー違反になってしまいます。うしろめたさから黙って相見積もりをしてしまうと、後で知れた場合に会社の信用を失います。
ほかにも見積もりを依頼するときに、これだけは譲れないという条件は伝えておきましょう。これはたとえば、「予算は～以下」「納期は必ず～日まで」といったような条件です。あらかじめ伝えておくことで、両者の認識のすれ違いが起こらずに済みますね。
また相見積もりをして、選ばなかった業者に対してお断りの連絡をいれずにほったらかしにすることは絶対にやってはいけません。申し訳なくてお断りの連絡がいれづらいのはわかりますが、相手の業者は見積もりをしたからには次の連絡を待っているのです。
このように相見積もりではマナーを大切にしないと、会社の信用問題となってしまい取引する業者がいなくなってしまいかねませんので充分に注意しておく必要があるでしょう。
まとめ
相見積もりとは同じ条件のもと何社かに見積書を作ってもらい、それを見比べて仕事を依頼するか決める方法です。同じ条件での明細を見比べることができるため、依頼の検討がしやすい点がメリットとなります。
より相見積もりを正確するためにも設計図などがある場合は、比較するすべての業者に同じものを渡しておくようにしましょう。これだけは譲れないという条件を事前に業者に伝えておくことも大切ですね。
相見積もりでは依頼する業者との間でトラブルも起こりやすいので、マナーを大切にすることを心がけましょう。各業者には相見積もりをするつもりである、ということをきちんと伝えるようにしましょう。黙って相見積もりにするのは、業者に不信感を抱かせてしまうことがあります。
また、選ばなかった業者には、お断りの連絡はきちんといれるようにしましょう。相手の業者は大切な取引相手であることを忘れてはいけません。