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オフィス移転のポイントと注意点!忘れがちな手続きについても解説

「新しいオフィスを探しているけど、どんなオフィスがいいのかわからない!」

オフィスの移転は会社にとって大事な局面です。選んだオフィスによっては従業員の士気が下がってしまい、業績も急降下なんてことにも。

そんな失敗をしないためにも、今回は会社に合ったオフィスの選び方や、移転の際に気を付けるべきことなどをご紹介していきます。ぜひ参考にしてください。

オフィス移転は何のため?目的をはっきりさせよう

まず、オフィスを移転をする前に、その目的を考え直してみてください。オフィスの移転には時間も経費もかかります。また従業員の環境変化に対するストレスも発生するかもしれません。このようなことを踏まえても、移転する理由・メリットは何でしょうか。

移転の目的は会社によって、異なります。企業のイメージアップや新しい戦略拠点を作りたいことなど経営戦略上の理由もあると思います。また業務拡大の結果、オフィスが手狭になってきたなどの業務上の理由もあるかもしれません。いずれにしても、これらの目的を果たすことが移転のメリットとなるはずです。

また移転といっても、どこに移転すべきなのか迷いますよね。都市部の一等地なのか、少し都市部から離れたところなのか。ビルの一つの階を丸々借りるのか、その一部を借りるのか。

このときに先ほどの目的を思い出してください。目的に優先順位を決めるとどのような場所、どのようなオフィスにすべきかの具体的なイメージができてくるのではないでしょうか。

オフィス移転は何のため?目的をはっきりさせよう

オフィス移転にかかる費用

オフィスの移転にはどのような費用がかかるのでしょうか。

オフィスの移転は単に従業員の荷物を移動させればよい、という訳ではありません。内装や間仕切りの工事、PC関連のネットワーク工事、セキュリティ工事など様々な項目があります。今回は各費用の簡単な概算を解説します。

〇内装工事
1坪あたり約10万円から20万円
パーティションの数、材質などによって費用は増減します。

〇電気・電話・PC関連の工事
1坪当たり約1万円から2万円
PC関連の設定は、会社によっては従業員ができる場合もあるかもしれません。コンセントを多く使う会社の場合、コンセントを増やすとなると業者に依頼しなければなりませんので、その分費用もかかってきます。

〇什器費<
社員数×約10万円
新しくそろえる日用品の費用のことを什器費といいます。前のオフィスで使っていたものを流用する場合には、費用を抑えることができます。

〇原状回復費
1坪あたり約3万円から5万円
今まで使っていたオフィスは使う前の状態にして管理会社に返す必要があります。そのための費用のことを原状回復費といいます。ただ、床や壁紙などの劣化しやすいものについては費用となりません。劣化ではない形で破損したものなどについては費用を払う必要があります。

オフィス移転にかかる費用

オフィス移転のおおまかな流れ

では、オフィスの移転には具体的にはどのようなことをおこなうべきでしょうか。あらかじめやることをリストアップしておかないと、日常の業務に追われ移転ができなくなってしまうなんてことにもなりかねませんから、整理しておきましょう。


移転前

・旧オフィスとの解約
・原状回復
・新オフィスとの契約
・新オフィス選び


移転後

・オフィス移転を知らせる法的な手続き
・法務局、税務署、職業安定所などへの届出


これらがオフィスを移転する際に主に必要なこととなります。順に見ていきましょう。

新しい職場へ行く前に片付けるべきこと

新しいオフィスに移転する前に、今まで使ってきたオフィスとの関係を解消する必要があります。

まず旧オフィスの解約です。旧オフィスが借り物なら、オーナーに解約する旨の通知をする必要があります。いつまでに退去するかを通知し、契約解除の手続きをしなければなりません。鍵の返却や預託金の返還などの手続きも済ませる必要があります。

次に原状回復です。先ほどの通り、借りたオフィスは借りる前の状態にして返還しなければなりません。ただ会社の従業員ができることは限定されていますから、業者に依頼するほうが良いでしょう。業者によっては電話やLANケーブルの撤去、天井の補修などを行ってくれる業者もあります。見積りも異なってくるため、複数の業者から見積りをもらい比較検討すると良いでしょう。

また前もって新しいオフィスとの契約をしておくことも必要でしょう。移転が思わぬアクシデントで長引く場合もあります。その際に、オフィスがない状態は困りますから、早めに契約を済ませておけば心配ありません。

新しい職場へ行く前に片付けるべきこと

新しい職場を探そう!立地を選ぶときのポイント

次に、移転先のオフィスを探すポイントについてです。

まず最寄駅から距離です。通勤は毎日のことですから、最寄駅があまりに遠いと、それだけで従業員にはストレスになります。できるだけ、駅の近い場所を選びましょう。とくに雨の日には自転車は使えませんから、歩いても気にならない距離の駅がよいでしょう。

次に設備です。LANケーブルやコンセントなど電気系統の設備はPCを使う業態の場合、多くあることに越したことはありません。またこの設備には移転先のオフィス自体の設備だけでなく、オフィスの入っているビルの設備も含めます。エレベーターの台数や食事ができる場所の有無なども重要な設備なのでチェックが必要です。

またオフィスによっては、電気工事や内装工事を指定される場合もあります。指定業者の有無についても、確認が必要です。

新しいオフィスにお引越し!法的な手続きも忘れずに

オフィス移転で忘れがちなのが、法的な手続きです。

〇法務局
法務局には会社の登記があります。登記には会社の所在地が記載されているため、会社の場所を移転する場合には登記の変更が必要です。本店を移転する場合は移転から2週間以内、支店の場合は3週間以内に移転前の法務局に届ける必要があります。

〇税務署・都道府県税事務所
移転前と移転後のオフィスが存在する管轄税務署・税事務所いずれにも異動届を提出しなければなりません。これは移転後すぐにおこないます。

〇労働基準局
所在地変更の届出を移転後の労基署に10日以内におこないます。

〇社会保険事務局
移転の届け出です。ただ、移転前に移転前の管轄事務所に届けることができます

〇職業安定所
雇用保険事業所の変更届が必要です。移転後10日以内に移転後の所轄安定所に届け出ます。

機関によって、提出するもの、期間が異なるので注意が必要です。

新しいオフィスにお引越し!法的な手続きも忘れずに

まとめ

いかがだったでしょうか。今回はオフィスの移転についてご紹介してきました。

オフィスの移転は会社の転機です。せっかく移転するのだから、快適なオフィスに移転したいものですが、そのためには細かい準備が必要です。従業員の意見も聞きながら、会社に合ったオフィスを探すことも重要です。新しいオフィスが会社の雰囲気に合っていれば、従業員の士気を高め、会社にも好影響を及ぼしてくれるでしょう。

ただ、移転した後も必要な手続きを踏まないと、今まで通りに業務ができなくなってしまうかもしれないので注意してください。

しっかり準備をした上で、新しいオフィスで仕事を始めましょう。

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