オフィス移転はチェックリストで計画的に！移転費用や原状回復を解説
オフィス移転はチェックリストにそってすすめていきますよね。ただし項目にチェックを入れるときは、項目それぞれにかかる費用や手続きの手間などの内容もあわせて確認しておくことをおすすめします。
オフィスの移転作業には、それぞれ工事費用や手続きが必要となってくるうえに、今のオフィスを退去する際にも原状回復という義務が発生するのです。
今回のコラムでは、オフィス移転をする際に把握しておきたい大まかな移転の流れと必要になる費用や手続き、原状回復とはどういったものかを解説しています。
オフィスを移転する際は、チェックリストとあわせて参考にしてみてはいかがでしょうか。
目次
オフィス移転の全体的なスケジュールを把握しよう
オフィス移転前には、なるべく細かなスケジュールを作っておきましょう。移転する理由にもとづいてスケジュールを立て、あわせてオフィス移転のチェックリストを確認します。スケジュールは移転する理由によって異なりますが、おおよそ以下のような流れでイメージしておきましょう。
①移転計画
移転計画を立案することから始まります。この段階では移転する「理由」をはっきりさせておき、理由にもとづいてのちの準備をおこなっていきましょう。
②移転先の物件選び
理由をもとに必要な広さや間取り、立地といった点を見て決めます。移転理由から「ここだけは譲れない」というポイントをはっきりとさせておくことが大事です。
③移転前、移転先での契約
移転前には、郵便局や消防署で各契約を済ませておきましょう。また、移転後は労働基準監督署や税務局などの手続きが必要となります。移転前と後で、しなくてはならない契約を事前に把握しておくことが大事です。
④移転準備の計画
物件選び、手続きが済んだら残りは内装や設備関係の計画です。移転先の広さや間取りをもとに決めていきます。
⑤レイアウト作成
決められたスペースをもとに、それぞれの部屋の役割にふさわしいレイアウトにしましょう。動線や作業スペース、通路スペースの幅などを取り入れて考えると効率的なレイアウトになります。
⑥内装工事
それほどおしゃれなものである必要性はありませんが、オフィスに最適なデザインにしましょう。またロビーの内装はオフィスの顔ともいえる部分なので、見映えのいい内装にしたいところです。
⑦移転日の確定
引越し業者に見積りをとってもらい、荷物の搬出、搬入をおこないます。重要な精密機器などがある場合は,あらかじめ業者に伝えておきましょう。
オフィス移転の全体でかかる費用
オフィス移転のチェックリストは、移転に必要な分の費用もあわせて確認しておくことをおすすめします。あらかじめ必要となる費用が把握できていれば、オフィス移転の資金計画も立てやすくなるはずです。
・内装工事費、備品購入費
オフィスでは壁紙や床の張り替えといった内装工事費、パーテーションや窓のサイズに合うブラインドの購入といった、備品に必要な費用を考えておかなければなりません。また買い替えるのであれば、机や椅子の購入費も必要となってきます。
・引越し費用
移転のために、引越し費用がかかってくることも視野に入れておきましょう。引越しで持っていくものの大きさや数にもよりますが、社員1人あたり3万円程かかります。すべて業者に任せるのではなく、書類などの一部を社員たちに移動してもらって、引越し費用を削減するという方法もあるそうです。
・廃棄処理費用
廃棄処理にも費用がかかることを忘れてはいけません。費用削減の方法として、移転先のオフィスでも引き続き使えそうなものを見つけて、再利用するなどの工夫ができます。費用は大体トラック1台あたり、8万円程かかると考えておきましょう。
前のオフィスを解約して原状回復しよう
原状回復とはオフィスを退去する際に、オフィスの内装を「借りたときの状態へ戻す」ことの責任を指します。物件を借りる際、使用したものを新しくしたり、設置したものはすべて撤去したりすることが義務付けられるのです。工事費に関しては、借主側の負担で完全に原状回復することが原則となっています。
この原状回復は、移転前のオフィスの内装などに応じて費用が変わってくるので、オフィス移転のチェックリストの項目とあわせて確認しておきましょう。原状回復がイメージしやすいように、どういった工事が原状回復に該当するのか見ていきましょう。
・壁、床の張り替え
・パーテーションなどの造作の撤去
・照明の撤去
・配線関係の撤去
・窓やブラインドの修復、清掃
基本的に新しく設置したものは撤去します。経年劣化や偶然破損してしまったものの補修を、借主負担でおこなうものだと考えましょう。また、清掃も原状回復の要素の1つであることも忘れてはいけません。内装の度合いや修復箇所にもよりますが、原状回復工事費は坪単価3万～5万円程であることが多いです。
新オフィスは立地などにこだわって選ぼう
移転先の立地選びも、大切なポイントとなってきます。複数の路線があるターミナル駅の近くなどはアクセスしやすく、来客や通勤する社員たちにとってありがたい場所といえます。
またオフィス街の付近に移転する場合は、多くの企業のオフィスが集中しているということもあって、営業面で有利となります。ただし家賃も大きくかかってしまいがちなので、顧客の対象が一般客ではない場合は必ずしもオフィス街でなければならないわけではありません。
ほかにも立地選びは企業のイメージにも大きく関わってきます。一例としてベンチャー企業などはイメージアップのために、一等地にオフィスを構えて存在をアピールしているケースが多いです。
オフィスの立地選びは、飲食店などの業種とはまた違う意味で重要となってきます。しかし、やはり好立地となると家賃が大きくかかってくるため立地選びは明確な理由のもと、慎重に選ぶことが大切です。オフィス移転のチェックリストを確認する際には、この立地選びも重要な項目の一つとして考えましょう。
オフィス移転後に必要な法的手続き
オフィス移転後には各手続きが必要です。とくに移転後すぐに手続きをする必要があるものもあり、オフィス移転のチェックリストを確認する際には早い段階で意識しておかなくてはならない項目です。ではオフィス移転後に必要となる手続きにはどういったものがあるのでしょうか。
労働基準監督署
・労働保険名称・所在地当変更届
・労働保険保険料申告書
・労働保険関係成立届
税務署
・本店移転登記
・支店移転登記
年金事務所
・健康保険・厚生年金保険適用事業所所在地・名称変更届
消防署
・防火管理者選任届
警察署
・車庫証明
銀行、クレジットカード会社
・住所変更届
オフィスの移転をすると会社の住所が変わるので、すでに済んでいる手続きでも住所の変更を届け出なければならなりません。例にあげたもののほかにも、移転の状況によっては必要な手続きがあるかもしれないので、移転をおこなう前にきちんと確認しておきましょう。
まとめ
オフィス移転では、「理由」をもとにスケジュールを作成しましょう。そしてオフィス移転前にチェックリストを確認しながら、一つ一つ準備を進めていきます。
オフィス移転では、準備それぞれに費用がかかります。移転先のオフィスの内装工事、必要となる備品の購入費用、そして引越しのための費用も必要となります。ほかにも、廃棄に費用がかかってくることも頭に入れておきましょう。
また以前のオフィスを退去する場合、「原状回復」が義務付けられていることがあります。原状回復とは元の状態に戻すということで、使ったものを新しくしたり、設置したものを撤去したりすることです。以前のオフィスの内装工事の度合いにもよりますが、この原状回復工事にも費用がかかります。
そしてオフィス移転には各手続きが必要となります。移転とはつまり会社の住所が変わるということなので、会社の所在地の変更手続きが必要となる場合が多いです。オフィスの移転のケースによって、必要な手続きが変わるため、あらかじめ確認をしておきましょう。