オフィス内の書類を整理しよう！今すぐ身の回りがスッキリする方法
あなたのデスクの上は、整理整頓できていますか？ついついためてしまいがちなオフィスの書類の整理。使う書類やもう使わない書類などが積み重なり、必要な書類を探すのにひと苦労したことはないでしょうか。
大量の書類を整理しようと思っていても、仕事が立て込んでいてなかなか整理整頓をする時間がない！何から手をつけたらよいのかわからない！ということもありますよね。
今回はそのような書類整理の悩みを解決することができるコツをご紹介します！
オフィスの書類整理は捨てることから
・まずは勇気をだして「捨てること！」
オフィスの書類の整理といわれても、いったいどこから手を付けたらいいのか悩むことはないでしょうか。書類は日々使うものであり、毎日のように増えていきます。そのような書類整理のなかで、一番大切となるのが「捨てるかどうかを選択する」ことなのです。
・書類の山を分類する
書類の1枚1枚を、3つの分類に分けてみましょう。3つの分類とは……
必要なものと必要でないもの、保留です。この時点でまず、必要でないものは処分します。
・期限を決める
書類の整理を進めていくうちに、おいておくべきか、捨てるべきか迷うものが出てくるのではないでしょうか。そのような書類は“期限”を決めて保管をしておくと効率的です。期限を指定し、その期限がきたら処分するようにします。もし期限中に必要だと判断したのであれば、必要なものに分類しなおすことで整理整頓がはかどります。
また必要な書類にもあらかじめ期限を決めておくことで、今後も必要のない書類が減るでしょう。
オフィスの書類の定位置を決めよう
さて、基本的なオフィスでの書類整理をしたあとは、分類した書類をどこに置いておくべきか考えます。整頓の定義とは「必要なものを、誰でもすぐに取り出せるようにすること」です。自分自身が“いかに使いやすくするか“が、カギとなります。
・使用することが多いものをあなたの近くに
おすすめする整頓は「使用頻度」によって分ける方法です。よく使うものだったり、見ることの多かったりする書類はいつでも取り出せるように、書類の定位置をデスクの上のわかりやすいところにします。この際、自分の私物などの置く場所もあらかじめ決めておくことで、より明確な定位置が決まるでしょう。
また、保留に分類したものや、期限をつけて保管したものと合わせてしまうと、混在して書類が整理しづらくなってしまいます。その場合は同じ引き出しや棚にいれず、机の下の方など、必要な書類よりも目につかない場所にしまうのが理想です。
・書類を内容によって分類していく
必要な書類のなかでも「どのような場面で」「どのような会社宛てに」「どのような形式で使うか」などはさまざまですが、その内容によって分類していく方法も効果的です。これによって、そのとき使う書類を1枚1枚探し出す手間や、時間を減らすことができます。
・上限を決める
ただ分類を進めるだけでは、書類はなかなか片付きません。そのため自分の中で上限を決めることが大切です。上限というのは、それぞれ書類をどのくらいの数だけ残して、どのくらいの数をデスクにおくのか、ということです。
上限を決めなければ、分類はされていても収納する場所にたまっていき、根本的解決には及びません。そのため、保有する枚数や手元に置いておく書類の種類を、大まかに定めておくことが大切です。
オフィスの書類整理を当たり前にしよう
オフィス内の書類整理を終えたあとは、きれいな状態を継続していたいですよね。よく取り入れられているビジネスの基本用語の１つに、3S活動というものがあります。3S活動とは、「整理」・「整頓」・「清掃」のことをいいます。この3S活動を習慣化させることが大事です。
たまってしまった書類をまたはじめから整理していくのは大変な作業です。毎日の習慣に3Sを取り入れるだけで、書類がたまることが極めて少なくなります。退勤時に、書類を定位置に戻す、不必要となった書類は捨てる、といった「ちょっとだけ整理整頓の習慣」を自分の当たり前にすることが大切になります。
オフィスの書類だけでなく部屋全体を整理しよう
これまで紹介してきたオフィス内の書類整理の方法ですが、実はオフィスだけでなく、あなたのお部屋を掃除する際にも使えます。書類整理のときと同じように、あなたの部屋のなかにあるものを3つに分け、分類していくだけなのです。
また、ミニマリズムという言葉をご存知ですか？ミニマリズムとは「最小限主義」という意味です。必要なものを見定めることによって、自分の集中したいものにより多くの時間を費やすことができるという考え方です。たとえば同じようなものや1年以上使っていないものは捨てることによって、自分が本当に必要なものに集中できます。
書類を分類する習慣がつくと自分の部屋のものだけでなく、買い物をするときにも分類することができます。分類せずにとりあえず買ってしまうと、オフィス内の書類のように部屋にも物があふれてしまいます。購入する前にまず本当に必要なものかどうか頭の中で分類してみることが、整理整頓の近道です。
毎日の仕事をより快適にするために、必要のないものに割かれる時間を減らして、必要なものをすぐに取り出せる環境づくりを目指します。これをオフィスだけでなく自分のお部屋にも取り入れることができたら、さらに効率的でストレスフリーな毎日が送ることができるのではないでしょうか。
まとめ
オフィス内の書類整理によって、仕事のミスが減ったり、残業時間が短くなったり、ストレスが軽減されたり……より多くのメリットがあります。分類し、整頓することが習慣化されれば、一度に大量の書類を整理する必要がなくなるのです。
これによって時間やエネルギーの短縮にもなり、さらに多くの業務を手がけることができます。また、この習慣は4章で紹介したように仕事だけでなくあなたのプライベートでも活用できることでしょう。
スマートで過ごしやすい毎日のために、「ちょっとだけ整理整頓の習慣」、取り入れてみませんか？